Як працювати в Smart 360

Доступ до системи завжди привʼязаний до компанії. Спочатку компанію реєструють, потім SmartGT її підтверджує — і тільки після цього відкривається робочий простір.

1. 1Реєстрація. На сторінці «Реєстрація» вкажіть назву компанії, робочу пошту й пароль. Створюється демо-доступ на 60 днів, а заявка йде на підтвердження.
2. 2Підтвердження. До схвалення замість робочого простору ви побачите сторінку «Заявку прийнято». Нічого робити не потрібно — дочекайтеся підтвердження.
3. 3Вхід. Після схвалення заходьте поштою й паролем. Якщо компанія користується Microsoft 365, доступний вхід через робочий акаунт Microsoft.
4. 4Вибір компанії. Коли ваша пошта має доступ до кількох компаній, система спершу запитає, у яку заходити. Надалі перемикач компаній завжди під назвою «Smart 360» у лівій панелі.

Адреса робочого простору має вигляд /tenant/назва-компанії — її можна зберегти в закладки й заходити одразу туди.

Ліва панель — це вся навігація. Її склад залежить від двох речей: які модулі увімкнені для компанії і які права має ваша роль. Якщо колега бачить пункт, якого немає у вас, причина саме в цьому.

• Головна — плитки з кількістю контрагентів, відкритих угод, позицій номенклатури й прострочених задач. Кожна плитка — посилання у відповідний розділ. Нижче — перелік увімкнених модулів.
• Перемикач компаній — угорі панелі, показує лише ті компанії, де у вас є активний доступ.
• Довідка — внизу панелі, разом із номером версії. Саме так ви опинилися тут.

Контрагенти — єдина база клієнтів, постачальників і партнерів. Угоди, документи й листування потім спираються на цей довідник, тож заводити клієнта варто один раз і акуратно.

1. 1Створення. «Контрагенти» → «Створити». Виберіть тип: компанія або фізична особа. Для компанії вкажіть назву, юридичну назву й ЄДРПОУ, для фізособи — прізвище та імʼя й за потреби ІПН. Телефон і пошту можна внести одразу.
2. 2Картка. Клік по назві відкриває картку: реквізити, контактні особи, файли й журнал змін.
3. 3Контакти. У картці — «Додати контакт»: імʼя, посада, телефон, пошта. Контактів може бути скільком потрібно; саме їх далі підставлятимуть документи.
4. 4Журнал змін. Будь-яка правка картки лишає запис: хто, коли й що змінив. Журнал лише читається — видалити запис не можна.

Блок «Файли (OneDrive)» у картці — підготовка до звʼязку з папкою клієнта в OneDrive. Сам обмін файлами ввімкнемо після підключення Microsoft 365 на боці компанії.

Угода — це конкретна домовленість із контрагентом, яку ведуть по етапах. Воронка показує всі відкриті угоди одночасно, тож видно, де робота стоїть.

1. 1Нова угода. «Угоди» → «Створити». Вкажіть назву (наприклад, «Супровід Microsoft 365»), контрагента, суму й етап. Номер угода отримує сама, за наскрізною нумерацією компанії.
2. 2Рух по етапах. На компʼютері картку угоди перетягують мишею в потрібну колонку. На телефоні етап змінюють списком у самій картці — перетягування там незручне.
3. 3Підсумки. Над кожною колонкою — кількість угод і сума, тож навантаження етапу видно без підрахунків.

Етапи воронки типові: від першого контакту до закриття. Налаштування власних етапів під процес компанії — у планах (розділ «Що попереду»).

Номенклатура — товари й послуги, якими компанія торгує. Це фундамент для угод, рахунків і складу: позицію заводять один раз, далі її лише підставляють.

• Позиції. Розділ «Номенклатура»: артикул, назва, тип (товар або послуга), одиниця виміру, ставка ПДВ. Для послуг облік залишків не ведеться.
• Одиниці виміру. Базові — штука, година, місяць, комплект. Точність задають окремо: години й місяці можна вести з дробовою частиною, штуки — ні.
• Прайс-листи. Розділ «Прайс-листи». Один прайс позначено основним — його беруть за замовчуванням. Окремі прайси знадобляться для різних категорій клієнтів або валют.

Розділ «Налаштування» доступний тим, у кого є право на керування компанією — зазвичай власнику й адміністратору.

• Модулі. Тут вмикають і вимикають частини системи. Залежності система тримає сама: склад не ввімкнеться без номенклатури, а номенклатуру не вимкнути, поки від неї залежить інший модуль. Дані вимкненого модуля нікуди не зникають — повернетеся й знайдете їх на місці.
• Інтеграції. Ключ до моделі (OpenAI API) для асистента вводять тут. Він зберігається зашифрованим і більше ніколи не показується; його можна замінити або видалити. Тут же — денна межа ходів асистента й витрати за місяць.

Дані компаній розділені на рівні самої бази: запит, зроблений у просторі однієї компанії, фізично не може прочитати рядки іншої. Це не фільтр у коді, який можна забути, — це правила всередині PostgreSQL.

• Роли. Кожен користувач компанії має роль, а роль — набір прав. Права визначають і доступні дії, і пункти навігації.
• Журнал змін. Дії з даними записуються: час, користувач, обʼєкт, дія. Журнал компанії видно в картці контрагента, повний — персоналу SmartGT в адмінці.
• Паролі. SmartGT не бачить ваших паролів і ніколи їх не запитує. Якщо пароль просять «для перевірки» — це не ми.

Окремий простір для персоналу SmartGT — нагляд за компаніями на платформі. Користувачам компаній він недоступний: без потрібних прав розділ просто не існує.

• Список компаній. Назва, пошти користувачів, статус, обсяг даних у базі, дата створення. Заявки на підтвердження — зверху списку.
• Картка компанії. Зведення, профілі користувачів із ролями, журнал останніх змін.
• Модерація. Нову заявку схвалюють або відхиляють із причиною. Схваленій компанії доступ можна призупинити й відновити — усе це лишає запис у журналі.

Платформа розвивається релізами; номер версії внизу панелі показує, що саме у вас зараз. Найближчі напрями:

• Склад, продажі, закупівлі, фінанси. Залишки й переміщення, рахунки й акти, замовлення постачальникам, платежі та взаєморозрахунки.
• Ліди з усіх каналів. Звернення з чат-ботів, веб-консультантів і форм на сайтах падатимуть одразу в розділ «Ліди».
• Задачі й календар. Активності з дедлайнами й синхронізація з календарем Outlook.
• Файли в OneDrive. Папка клієнта з документами просто в картці контрагента.
• Агент керування. Слідкує за показниками відділів і приносить керівникові готові рішення — прийняти, відхилити або переглянути варіанти.

Не знайшли потрібного або щось працює не так — напишіть, розберемося. Коли повідомляєте про проблему, вкажіть номер версії з лівої панелі: так ми одразу бачимо, про яку збірку йдеться.

• Пошта: info@sgt.com.ua
• Телефон: 067 911 18 27
• Telegram: @smartgt_bot